Accès à son dossier professionnel

Tout salarié ou ancien salarié justifiant de son identité a le droit d’accéder à son dossier professionnel auprès du service du personnel.

1. Un droit d’accès à quelles données ?
L’intéressé peut obtenir communication de l’ensemble des données le concernant, qu’elles soient conservées sur support informatique ou dans un dossier papier.

Par exemple, il a le droit d’accéder aux données relatives :
• à son recrutement;
• à son historique de carrière;
• à sa rémunération;
• à l’évaluation de ses compétences professionnelles (entretiens annuels d’évaluation, notation);
• à son dossier disciplinaire, etc.

2. Limites au droit d’accès
Le salarié ou ancien salarié n’a pas le droit d’accéder :
• aux données concernant la situation personnelle d’un tiers, notamment d’un autre salarié;
• aux données prévisionnelles de carrière (potentiel de carrière, classement), sauf si ces données ont été prises en compte pour décider de son augmentation de salaire, de sa promotion, de son affectation, etc. Un salarié doit ainsi pouvoir accéder à l’ensemble des données de gestion des ressources humaines qui ont servi à prendre une décision à son égard.

L’employeur a le droit de s’opposer aux demandes manifestement abusives. En cas de contestation, il doit démontrer que la demande du salarié est abusive.

3. Comment s’exerce le droit d’accès ?
Le droit d’accès peut s’exercer soit sur place, soit par écrit, avec un justificatif d’identité.

L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place). Son éventuel refus doit être écrit, motivé et doit mentionner les voies et délais de recours.

Une copie des données est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le simple coût de la copie peut éventuellement lui être réclamé.

Les codes, sigles et abréviations figurant dans les documents communiqués doivent être expliqués, si nécessaire à l’aide d’un lexique.

Source : « GUIDE POUR LES EMPLOYEURS ET LES SALARIÉS » de la CNIL

Lien : http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/Guides_pratiques/Guide_employeurs_salaries.pdf